Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto spracúva vaše údaje

Prevádzkovateľom je Nightsun s. r. o., Hanojská 2543/1, 040 13 Košice - mestská časť Sídlisko Ťahanovce, IČO 57794669, zapísaná v Obchodný register Mestského súdu Košice, oddiel Sro, vložka č. 66869/V (ďalej „my“ alebo „Koncipio“). Vo veciach osobných údajov nám píšte na [email protected], prípadne volajte na +421 904 659 624 alebo pošlite list na adresu sídla. Zodpovednú osobu sme nevymenovali, lebo nám to nariadenie neukladá.

Spracúvanie sa riadi nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej „GDPR“), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a pri súboroch cookies a úložisku prehliadača aj § 109 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách.

2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

• Údaje o vás ako používateľovi (účet, profil kancelárie, platby, komunikácia s nami, bezpečnosť, analytika): tu sme prevádzkovateľ a tieto zásady opisujú, ako s nimi narábame.
• Údaje vašich klientov a iných osôb, ktoré ako advokát alebo iný podnikateľ vložíte do prípadov, evidencie, otázok pre asistenta alebo príloh: prevádzkovateľom ste vy, my sme sprostredkovateľ. Spracúvame ich len na vaše pokyny a len na poskytnutie služby, podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktorá je súčasťou obchodných podmienok.
• Ak Koncipio používate ako spotrebiteľ na osobné účely, údaje, ktoré zadáte, spracúvame ako prevádzkovateľ, výlučne aby sme vám poskytli službu.

Ak ste klientom advokáta a chcete vedieť, čo sa s vašimi údajmi deje, obráťte sa na svojho advokáta. Vašu žiadosť mu pomôžeme vybaviť.

3. Aké údaje spracúvame, na aký účel a na akom právnom základe

3.1 Účet a poskytovanie služby

• Registrácia a prihlásenie: e-mail, meno a priezvisko, heslo (ukladá sa len ako kryptografický odtlačok, nie ako čitateľný text). Ak sa prihlásite cez Google, dostaneme od Google vaše meno, e-mail a odkaz na profilovú fotografiu.
• Profil kancelárie: hlavička do vyúčtovania, sídlo, miesto vyhotovenia, IČO, banka, IBAN, informácia o platení DPH a zoznam vozidiel so spotrebou. Vypĺňate ich dobrovoľne, aby sa predvyplnili do vyúčtovaní.
• Obsah, ktorý vytvoríte: uložené prípady (úkony, cesty, údaje adresáta vyúčtovania), evidencia úkonov, rozhovory s právnym asistentom, nahrané prílohy a text z nich vyťažený, uložené rozhodnutia z judikatúry s vašimi poznámkami.
• Záznamy o používaní AI funkcií: kedy a ktorú funkciu ste použili, počet tokenov, použitý model a náklad. Potrebujeme ich na uplatnenie limitov vášho plánu a na sledovanie nákladov.
• Potvrdenie súhlasu s obchodnými podmienkami: verzia a čas, keď ste ich prijali.

Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Bez e-mailu a hesla (alebo účtu Google) účet nezaložíte.

3.2 Umelá inteligencia

Tieto funkcie odosielajú text jazykovým modelom (viac v časti 4):

• Právny asistent: otázka, predchádzajúce správy rozhovoru (alebo ich zhrnutie), text nahraných príloh a obrázky, súdne rozhodnutie, ktoré ste k otázke pripojili.
• AI predvyplnenie úkonov: zoznam úkonov, ktorý vložíte, a mesto vášho sídla.
• Návrhy špecifikácie: rozpísaný text a špecifikácie z vašich posledných 20 uložených prípadov, aby návrh zodpovedal vášmu spôsobu zápisu.

Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Funkcie spúšťate vy a nie sú povinné.

3.3 Platby

Pri platenom pláne spracúvame meno a e-mail platiteľa, číslo objednávky, sumu, identifikátor platby v platobnej bráne Comgate, stav predplatného a obdobie, za ktoré je zaplatené. Údaje o platobnej karte zadávate priamo platobnej bráne Comgate; my ich nevidíme. Po každej platbe vám e-mailom pošleme potvrdenie o platbe, pred predĺžením ročného predplatného pripomienku, pri neúspešnej platbe upozornenie a po odstúpení od zmluvy potvrdenie o jeho doručení; tieto e-maily odosiela služba Resend (časť 5). Právny základ: plnenie zmluvy a pri účtovných dokladoch plnenie zákonnej povinnosti podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR).

3.4 Komunikácia s nami

Keď nám napíšete, spracúvame vašu správu a kontaktné údaje, aby sme ju vybavili. E-mailom vás informujeme aj o zmenách obchodných podmienok, cien a služby, ku ktorým sme povinní. Právny základ: plnenie zmluvy a oprávnený záujem na vybavení vašej požiadavky (čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR). Marketingové e-maily neposielame.

3.5 Bezpečnosť a prevádzka

Na ochranu pred zneužitím (napríklad zahltením služby) počítame požiadavky podľa IP adresy. IP adresa sa drží len v operačnej pamäti servera a do databázy sa nezapisuje. Záznamy servera (logy) môžu obsahovať časť požiadavky, napríklad názvy miest pri výpočte trasy alebo chybové hlásenie poskytovateľa. Chyby aplikácie navyše zaznamenávame vo vlastnom systéme GlitchTip na serveri v Nemecku: záznam obsahuje typ a miesto chyby v programe, adresu stránky bez parametrov, typ prehliadača a zariadenia a skrátenú IP adresu. Obsah prípadov, otázok, odpovedí, príloh ani formulárov, váš e-mail ani meno doň neposielame; e-mailové adresy, čísla a citovaný text z chybových hlásení pred odoslaním automaticky odstraňujeme. Právny základ: oprávnený záujem na bezpečnej a funkčnej službe (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

3.6 Meranie návštevnosti a analytika

Návštevnosť meriame nástrojom Umami, ktorý prevádzkujeme sami na našom serveri v Nemecku. Umami nepoužíva cookies ani iné úložisko vo vašom zariadení a nikoho neidentifikuje. Dostane adresu stránky bez parametrov (identifikátory prípadov a rozhovorov nahrádzame zástupným znakom), odkiaľ ste na stránku prišli, jazyk, veľkosť obrazovky a typ zariadenia a prehliadača. Z IP adresy odvodí približnú polohu (krajina, kraj, mesto) a pseudonymný odtlačok návštevy, ktorý sa pravidelne mení; samotnú IP adresu neukladá. Obsah prípadov, otázok, odpovedí ani príloh nedostane. Právny základ: oprávnený záujem na tom, aby sme vedeli, koľko ľudí web používa a ktoré stránky sú užitočné (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Proti tomuto spracúvaniu môžete namietať (časť 9).

Ak súhlasíte, meriame, ako sa aplikácia používa: ktoré stránky a funkcie sa otvárajú, koľko ľudí dokončí registráciu a z akých zariadení. Používame na to vlastný jednoduchý záznam udalostí, PostHog a Google Analytics. Tieto nástroje dostávajú len adresu stránky bez parametrov (identifikátory prípadov a rozhovorov nahrádzame zástupným znakom), typ zariadenia a prehliadača a pseudonymný identifikátor. Nikdy nedostanú obsah prípadov, otázok, odpovedí ani príloh, ani váš e-mail či meno. Právny základ: súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.). Súhlas môžete kedykoľvek odvolať cez „Nastavenia cookies“: po prihlásení v ponuke účtu, ktorá sa otvorí kliknutím na vaše meno v bočnom paneli, alebo v Nastaveniach v časti Súkromie a dáta, bez prihlásenia v pätičke webu. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred ním.

3.7 Právne nároky

Ak je to potrebné, použijeme údaje na preukázanie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov, napríklad pri spore o platbu. Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

4. Ako funguje spracúvanie umelou inteligenciou

• Odpovede asistenta a ostatné AI funkcie vytvárajú jazykové modely Claude spoločnosti Anthropic. Pri práci s asistentom komunikujete s umelou inteligenciou, nie s človekom. Jej výstupy nie sú právnou radou a treba ich skontrolovať.
• Anthropic spracúva údaje ako náš sprostredkovateľ. Podľa zmluvy ich nesmie použiť na trénovanie modelov. Vstupy a výstupy automaticky vymaže do 30 dní; dlhšie (až 2 roky) ich môže uchovať len vtedy, ak jeho bezpečnostné systémy označia požiadavku za porušenie pravidiel používania.
• Na vyhľadávanie v predpisoch podľa významu odosielame službe Voyage AI text otázky, vyhľadávacie dotazy a pracovné poznámky rešerše, podľa ktorých sa radia nájdené ustanovenia. Poznámky môžu stručne zhŕňať aj obsah príloh; samotné prílohy sa jej neposielajú. Voyage AI dáta po spracovaní vymaže a trénovanie na nich máme vypnuté.
• Pri vyhľadávaní súdnych rozhodnutí sa vyhľadávací dotaz odošle do verejného systému Ministerstva spravodlivosti SR. Asistent tvorí dotazy z právnych pojmov, nie z mien; do otázok napriek tomu nevkladajte mená a iné údaje, ktoré na odpoveď nepotrebujete.
• Výstupy AI nevedú k rozhodnutiu, ktoré by malo pre vás právne účinky alebo sa vás podobne významne dotklo. Automatizované rozhodovanie ani profilovanie podľa čl. 22 GDPR nevykonávame.

5. Komu údaje poskytujeme

Rovnaký zoznam s odkazmi na zmluvy o spracúvaní jednotlivých poskytovateľov a s históriou zmien je na stránke Zoznam sprostredkovateľov.

Sprostredkovatelia

Spracúvajú údaje v našom mene, na základe zmluvy o spracúvaní a len na uvedený účel:

• Cloudflare

  Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA

  Účel

  Sieť, cez ktorú sa doručuje web koncipio.sk, a ochrana pred útokmi; šifrované spojenie z vášho prehliadača sa ukončuje na serveri Cloudflare a odtiaľ pokračuje šifrovane na náš server

  Údaje

  Všetko, čo si váš prehliadač vymieňa s aplikáciou, teda aj obsah prípadov, otázok, odpovedí a príloh počas prenosu; IP adresa a technické údaje o požiadavke v záznamoch Cloudflare

  Miesto spracúvania

  Dátové centrum siete Cloudflare najbližšie k vám (pri prístupe zo Slovenska spravidla v EÚ); záznamy o požiadavkách môžu byť uložené v hlavných dátových centrách Cloudflare kdekoľvek na svete

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework a štandardné zmluvné doložky (modul 2 a 3) v zmluve o spracúvaní Cloudflare

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť zmluvy s Cloudflare); obsah zákazníkov Cloudflare podľa svojho vyhlásenia nepoužíva na trénovanie modelov bez súhlasu, údaje o sieťovej prevádzke však používa na zlepšovanie ochrany pred útokmi

  Dokumenty

  Cloudflare Customer DPAIch ďalší sprostredkovatelia

• Hostinger

  Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaka, Cyprus

  Účel

  Server, na ktorom beží aplikácia a naše meranie návštevnosti (Umami)

  Údaje

  Všetky údaje, ktoré prechádzajú aplikáciou počas spracovania požiadavky; štatistika návštevnosti bez identifikátorov

  Miesto spracúvania

  Nemecko (EÚ)

  Prenos mimo EÚ

  Server je v EÚ; pre prípadný prístup mimo EÚ štandardné zmluvné doložky (modul 2 a 3) v zmluve o spracúvaní Hostinger

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť podmienok Hostinger)

  Dokumenty

  Hostinger Data Processing Agreement

• Hetzner

  Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Nemecko

  Účel

  Server, na ktorom beží náš systém chybových záznamov (GlitchTip)

  Údaje

  Technické záznamy o chybách: typ a miesto chyby v programe, adresa stránky bez parametrov, typ prehliadača a zariadenia, skrátená IP adresa; bez obsahu prípadov, otázok, odpovedí a príloh

  Miesto spracúvania

  Nemecko (EÚ)

  Prenos mimo EÚ

  Bez prenosu mimo EÚ

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR uzavretá v zákazníckom účte Hetzner

  Dokumenty

  Hetzner: ochrana údajov a zmluva o spracúvaníIch ďalší sprostredkovatelia

• Supabase

  Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513

  Účel

  Databáza, prihlasovanie, odosielanie prihlasovacích e-mailov, úložisko príloh

  Údaje

  Údaje účtu, prípady, evidencia, rozhovory s asistentom, prílohy

  Miesto spracúvania

  Dáta uložené v Írsku (EÚ, dátové centrum AWS); technická podpora môže mať prístup zo Singapuru a USA

  Prenos mimo EÚ

  Štandardné zmluvné doložky (modul 2 a 3) v zmluve o spracúvaní Supabase

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť podmienok Supabase); šifrovanie AES-256 v pokoji a TLS pri prenose

  Dokumenty

  Supabase Data Processing AddendumIch ďalší sprostredkovatelia

• Anthropic

  Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Írsko

  Účel

  Jazykové modely Claude: odpovede a rešerš právneho asistenta, AI predvyplnenie úkonov, návrhy špecifikácie, názvy rozhovorov, zhrnutie dlhých rozhovorov

  Údaje

  Text otázok, história rozhovoru, obsah príloh a obrázky, vložený zoznam úkonov, špecifikácie prípadov

  Miesto spracúvania

  USA alebo iná krajina, v ktorej Anthropic prevádzkuje servery; spracovanie len v EÚ Anthropic neponúka

  Prenos mimo EÚ

  Štandardné zmluvné doložky (modul 2 a 3) v zmluve o spracúvaní Anthropic; Anthropic nie je certifikovaný v EU-US Data Privacy Framework

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť komerčných podmienok); mlčanlivosť osôb s prístupom; zákaz trénovania modelov na vstupoch a výstupoch; výmaz vstupov a výstupov do 30 dní, pri označení požiadavky za porušenie pravidiel používania až po 2 rokoch

  Dokumenty

  Anthropic Data Processing AddendumIch ďalší sprostredkovatelia

• Voyage AI

  Voyage AI Innovations, Inc. (skupina MongoDB), USA

  Účel

  Vyhľadávanie v právnych predpisoch a rozhodnutiach podľa významu textu

  Údaje

  Text otázky, vyhľadávacie dotazy a pracovné poznámky rešerše, podľa ktorých sa radia nájdené ustanovenia (môžu stručne zhŕňať aj obsah príloh); samotné prílohy nie

  Miesto spracúvania

  USA

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework (MongoDB, Inc. a jej pridružené spoločnosti) a štandardné zmluvné doložky v zmluve o spracúvaní Voyage AI

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť podmienok Voyage AI); trénovanie na údajoch vypnuté nastavením našej organizácie, údaje sa po spracovaní hneď zmažú

  Dokumenty

  Voyage AI Data Processing Addendum

• Comgate

  Comgate a.s., Gočárova třída 1754/48b, 500 02 Hradec Králové, Česko, IČO 27924505

  Účel

  Platobná brána: platby za predplatné

  Údaje

  Meno a e-mail platiteľa, číslo objednávky, suma, platobné údaje (tie zadávate priamo Comgate, my ich nevidíme)

  Miesto spracúvania

  Česko a EÚ

  Prenos mimo EÚ

  Bez prenosu mimo EÚ

  Záruky

  Zmluva o platobných službách; licencovaná platobná inštitúcia pod dohľadom Českej národnej banky

  Dokumenty

  Comgate: informácie o spracúvaní osobných údajov

• Resend

  Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA

  Účel

  Odosielanie e-mailov: prihlasovacie kódy a odkazy, potvrdenie registrácie, obnova hesla a zmena e-mailu; e-maily k predplatnému: potvrdenia o platbe, pripomienky pred predĺžením, upozornenia na neúspešnú platbu, potvrdenia o doručení odstúpenia od zmluvy

  Údaje

  E-mailová adresa; pri prihlásení jednorazový kód a odkaz; pri platbách meno, číslo objednávky, plán, suma a dátumy platby; pri odstúpení obsah oznámenia

  Miesto spracúvania

  USA

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework a štandardné zmluvné doložky v zmluve o spracúvaní Resend

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR (súčasť podmienok Resend)

  Dokumenty

  Resend Data Processing Addendum

Nástroje, ktoré prevádzkujeme sami

Bežia na našich serveroch u poskytovateľov uvedených vyššie; nikto ďalší z nich údaje nedostáva:

• Umami (meranie návštevnosti)

  Vlastná inštalácia Nightsun s. r. o. na serveri Hostinger v Nemecku (stats.nightsun.sk)

  Účel

  Počet návštev a navštívené stránky; bez cookies a bez úložiska vo vašom zariadení

  Údaje

  Adresa stránky bez parametrov (identifikátory nahradené zástupným znakom), odkiaľ ste prišli, jazyk, veľkosť obrazovky, typ zariadenia a prehliadača, približná poloha (krajina, kraj, mesto) odvodená z IP adresy. IP adresu Umami neukladá a nikoho neidentifikuje

  Miesto spracúvania

  Nemecko (EÚ)

  Prenos mimo EÚ

  Bez prenosu mimo EÚ (požiadavky prechádzajú sieťou Cloudflare, pozri vyššie)

  Záruky

  Prevádzkujeme sami; server Hostinger so zmluvou o spracúvaní; štatistika najviac 14 mesiacov

• GlitchTip (chybové záznamy)

  Vlastná inštalácia Nightsun s. r. o. na serveri Hetzner v Nemecku (glitchtip.nightsun.sk)

  Účel

  Zachytenie chýb aplikácie, aby sme ich vedeli rýchlo opraviť

  Údaje

  Typ a miesto chyby v programe, adresa stránky bez parametrov, typ prehliadača a zariadenia, skrátená IP adresa. Obsah prípadov, otázok, odpovedí, príloh ani formulárov, e-mail ani meno sa neposiela; e-mailové adresy, čísla a citovaný text z chybových hlásení automaticky odstraňujeme

  Miesto spracúvania

  Nemecko (EÚ)

  Prenos mimo EÚ

  Bez prenosu mimo EÚ (požiadavky prechádzajú sieťou Cloudflare, pozri vyššie)

  Záruky

  Prevádzkujeme sami; server Hetzner so zmluvou o spracúvaní; záznamy najviac 30 dní

Analytika (len so súhlasom)

• PostHog

  PostHog, Inc., 2261 Market St. #4008, San Francisco, CA 94114, USA

  Účel

  Analytika používania aplikácie, len s vaším súhlasom

  Údaje

  Navštívené stránky bez parametrov v adrese, typ zariadenia a prehliadača, pseudonymný identifikátor

  Miesto spracúvania

  Uloženie vo Frankfurte (EÚ); PostHog podľa svojej zmluvy spracúva údaje aj v USA

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework a štandardné zmluvné doložky

  Záruky

  Zmluva o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR

  Dokumenty

  PostHog DPAIch ďalší sprostredkovatelia

• Google Analytics

  Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko

  Účel

  Analytika návštevnosti, len s vaším súhlasom

  Údaje

  Navštívené stránky bez parametrov v adrese, typ zariadenia a prehliadača, skrátená IP adresa, pseudonymný identifikátor

  Miesto spracúvania

  EÚ a USA

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework (Google LLC), štandardné zmluvné doložky ako záloha

  Záruky

  Podmienky spracúvania údajov Google Ads (Google Ads Data Processing Terms)

  Dokumenty

  Google Ads Data Processing TermsIch ďalší sprostredkovatelia

Samostatní prevádzkovatelia

Dostanú údaje len vtedy, keď použijete funkciu, ktorá ich potrebuje. Za svoje spracúvanie zodpovedajú sami.

• Google (prihlásenie)

  Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko

  Účel

  Prihlásenie účtom Google, ak ho zvolíte; zobrazenie vašej profilovej fotografie

  Údaje

  Google nám odovzdá meno, e-mail a odkaz na profilovú fotografiu; fotografiu načíta váš prehliadač priamo zo serverov Google

  Miesto spracúvania

  EÚ a USA

  Prenos mimo EÚ

  EU-US Data Privacy Framework (Google LLC)

  Záruky

  Vlastné podmienky Google

• OpenStreetMap

  OpenStreetMap Foundation, Cambridge, Spojené kráľovstvo (vyhľadanie miest); FOSSGIS e.V., Berlín, Nemecko (výpočet trasy)

  Účel

  Doplnenie vzdialenosti a času cesty v kalkulačke

  Údaje

  Názvy miest, ktoré zadáte ako začiatok a cieľ cesty, a ich súradnice; požiadavku posiela náš server, nie váš prehliadač

  Miesto spracúvania

  Spojené kráľovstvo a Holandsko (vyhľadanie miest); FOSSGIS umiestnenie servera neuvádza

  Prenos mimo EÚ

  Rozhodnutie Komisie o primeranosti ochrany (Spojené kráľovstvo)

  Záruky

  Vlastné podmienky prevádzkovateľov

• Ministerstvo spravodlivosti SR

  Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky, Račianska 71, 813 11 Bratislava

  Účel

  Vyhľadávanie súdnych rozhodnutí v judikatúre a pri odpovedi asistenta

  Údaje

  Vyhľadávací dotaz (napríklad právny pojem alebo ustanovenie); požiadavku posiela náš server

  Miesto spracúvania

  Slovensko

  Prenos mimo EÚ

  Bez prenosu mimo EÚ

  Záruky

  Verejná služba štátu

Údaje môžeme poskytnúť aj orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon, a svojim poradcom (účtovníkovi, advokátovi), ktorí sú viazaní mlčanlivosťou. Údaje nepredávame a neposkytujeme nikomu na reklamné účely.

6. Prenos mimo Európskej únie

Databáza aj server sú v EÚ. Mimo EÚ sa údaje dostávajú pri AI funkciách (Anthropic v USA alebo inej krajine, kde prevádzkuje servery; Voyage AI v USA), pri prenose cez sieť Cloudflare, ktorej záznamy môžu byť uložené kdekoľvek na svete, pri prihlásení a analytike cez Google a pri analytike PostHog (USA), pri technickej podpore poskytovateľov (Supabase, Singapur a USA) a pri výpočte trasy (OpenStreetMap, Spojené kráľovstvo). Prenos je vždy chránený rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti ochrany (Spojené kráľovstvo, spoločnosti certifikované v EU-US Data Privacy Framework) alebo štandardnými zmluvnými doložkami schválenými Európskou komisiou (čl. 45 a 46 GDPR); mechanizmus pri každom poskytovateľovi uvádza zoznam sprostredkovateľov. Kópiu záruk vám na požiadanie poskytneme.

7. Ako dlho údaje uchovávame

• Účet, profil a všetok obsah (prípady, evidencia, rozhovory, prílohy): kým ich nezmažete alebo nezrušíte účet. Zrušením účtu v Nastaveniach sa údaje zmažú hneď, vrátane nahraných súborov. Z bežných záloh databázy zmiznú, keď sa zálohy prepíšu, najneskôr do 30 dní.
• Zmazaný rozhovor: zmaže sa spolu so správami a prílohami, ktoré k nemu patria.
• Zálohy výpočtu trov prípadu (uložia sa pri zosúladení výpočtu s úkonmi a pri návrate k staršej verzii spolu s pôvodnými hodnotami úkonov, ktoré sa tým zmenili, aby sa zmena dala vrátiť): najviac 20 na prípad a každá najviac 12 mesiacov. Zmažú sa aj so zmazaním prípadu alebo účtu.
• Prílohy, ktoré ste nahrali, ale neodoslali s otázkou: najneskôr do 2 dní.
• Záznamy o používaní AI funkcií: po dobu trvania účtu.
• Účtovné doklady a údaje o platbách: 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú (§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z.). Tieto údaje zostávajú aj po zrušení účtu.
• Komunikácia s nami: po dobu vybavenia a potom najviac 4 roky kvôli prípadným nárokom.
• Analytické údaje: najviac 14 mesiacov, alebo kým neodvoláte súhlas.
• Štatistika návštevnosti v Umami: najviac 14 mesiacov.
• Technické záznamy o chybách (logy servera aj GlitchTip): najviac 30 dní.
• Údaje u sprostredkovateľov AI: Anthropic najviac 30 dní (s výnimkou v časti 4), Voyage AI len počas spracovania.

8. Cookies a úložisko prehliadača

Bez súhlasu ukladáme do vášho zariadenia len to, čo je nevyhnutné na službu, ktorú ste si vyžiadali (§ 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.):

• prihlasovacie cookies (sb-…-auth-token), aby ste zostali prihlásení,
• rozpracovanú prácu, aby sa nestratila pri obnovení stránky, napríklad rozpísaný zápis úkonu, zadanie výpočtu súdneho poplatku alebo úrokov a otázku, ktorú ste z prehľadu poslali asistentovi (môže obsahovať údaje klienta),
• údaje, ktoré si aplikácia pamätá k vášmu účtu: sídlo pre výpočet ciest, naposledy zvolený prípad a druh konania v evidencii úkonov, otvorené priečinky rozhovorov, miesto, kde ste v rozhovore skončili, návrhy, ktoré ste na Prehľade skryli, a identifikátor účtu, ktorému tieto údaje patria,
• nastavenia rozhrania (tmavý režim, zbalený bočný panel, zvolená dôkladnosť asistenta),
• záznam o tom, či ste súhlasili s analytikou.

Rozpracovanú prácu a údaje k účtu ukladáme len vo vašom prehliadači, pod kľúčmi, ktoré sa začínajú „advokia-“ alebo „koncipio-“. Z prehliadača ich zmažeme, keď sa odhlásite alebo zrušíte účet. Ak sa prihlásenie skončí inak (vyprší alebo ho ukončíte na inom zariadení či v inej karte), zmažeme ich najneskôr pri ďalšej návšteve aplikácie v tomto prehliadači. Tmavý režim, rozloženie bočného panela, zvolená dôkladnosť asistenta a záznam o súhlase s analytikou pri odhlásení ostávajú, lebo patria prehliadaču, nie účtu.

Len s vaším súhlasom:

• pseudonymný identifikátor pre vlastný záznam udalostí (advokia-anon-id; zmažeme ho aj pri odhlásení),
• cookies a úložisko PostHog (ph_…),
• cookies Google Analytics (_ga, _ga_…).

Meranie návštevnosti Umami do vášho zariadenia nič neukladá, preto naň súhlas nežiadame. Reklamné cookies nepoužívame. Voľbu zmeníte kedykoľvek cez „Nastavenia cookies“: po prihlásení v ponuke účtu pod vaším menom v bočnom paneli alebo v Nastaveniach v časti Súkromie a dáta, bez prihlásenia v pätičke webu. Po odvolaní súhlasu analytické údaje v prehliadači zmažeme.

9. Vaše práva

• prístup k údajom a ich kópia (čl. 15 GDPR),
• oprava nesprávnych údajov (čl. 16), väčšinu upravíte sami v Nastaveniach,
• vymazanie (čl. 17): účet so všetkými údajmi zrušíte v Nastaveniach, jednotlivé prípady a rozhovory zmažete priamo v aplikácii,
• obmedzenie spracúvania (čl. 18),
• prenosnosť (čl. 20): v Nastaveniach si stiahnete všetky svoje údaje v strojovo čitateľnom formáte (JSON) spolu s prílohami,
• námietka proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21),
• odvolanie súhlasu s analytikou kedykoľvek, s účinkom do budúcnosti.

Ostatné žiadosti posielajte na [email protected]. Vybavíme ich bezplatne do jedného mesiaca; pri zložitých žiadostiach vás môžeme informovať o predĺžení o ďalšie dva mesiace. Aby sme údaje nevydali niekomu inému, môžeme overiť vašu totožnosť, spravidla odpoveďou z e-mailu vášho účtu.

10. Sťažnosť

Ak si myslíte, že s vašimi údajmi zaobchádzame v rozpore so zákonom, môžete podať návrh na začatie konania (§ 100 zákona č. 18/2018 Z. z.) na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, tel. +421 2 32 31 32 14, dataprotection.gov.sk, alebo na dozornom orgáne štátu EÚ, v ktorom žijete alebo pracujete. Budeme radi, ak nám najprv napíšete, vec sa často dá vyriešiť hneď.

11. Vek

Koncipio je určené osobám starším ako 18 rokov. Údaje mladších osôb vedome nespracúvame.

12. Bezpečnosť

Komunikácia je šifrovaná (TLS), databáza je šifrovaná aj v pokoji a každý používateľ má prístup len k svojim dátam, čo vynucujú pravidlá na úrovni databázy. Prehľad opatrení je na stránke Bezpečnosť, podrobnosti v prílohe B Zmluvy o spracúvaní. Ak dôjde k porušeniu ochrany údajov, ktoré vás môže ohroziť, bez zbytočného odkladu vás o ňom informujeme.

13. Zmeny týchto zásad

Zásady aktualizujeme, keď sa zmení spôsob spracúvania alebo naši poskytovatelia. O podstatných zmenách vás vopred informujeme e-mailom alebo v aplikácii. Dátum účinnosti aktuálneho znenia je uvedený hore.